Besser telefonieren

Wir haben von Telefonen und Telefonleitung umgestellt auf Headsets und IP-Telefonie
Die Telefonanlagen-Software (= Client) im PC
Die Telefonanlagen-Software (= Client) im PC - kompakt und doch voller Funktionen

Unsere "alte Telefonanlage" ist gerade mal 6 Jahre alt und war damals sehr modern:

  • Telefon-Server mit Einschubmöglichkeiten für viele Module
  • zwei Stand-Telefone, alle Mitarbeitenden haben GSM-Funktelefone (teilweise schon mit Headset)

Aber die Umstellung auf IP-Telefonie wäre mit der alten Anlage zu teuer geworden. Und noch wichtiger für mobiles Arbeiten: die automatische Weiterleitung auf Mobiltelefone funktionierte nicht. Das ist aber wichtig, denn ein Kunde möchte seine Ansprechpartner:in erreichten, egal ob im Büro oder mobil.

Daher haben wir komplett umgestellt auf IP-Telefonie, eine Cloud-Telefonanlage und Headsets.

Cloud-Telefonanlage

Unsere Cloud-Telefonanlage läuft über 3CX. Damit haben wir keine Hardware mehr im Haus und können sehr, sehr viele Funktionen nutzen und (im Gegensatz zu früher) die meisten aus selbst einrichten.
www.3cx.de 

Headsets

Telefone haben wir abgeschafft, wie telefonieren jetzt alle über Headsets, die direkt am PC angeschlossen sind. Dabei setzen wir auf Funk-Headsets, so dass sind die Mitarbeitenden frei innerhalb des ganzen Gebäudes bewegen können. Kein einklemmen des Telefons beim Mitschreiben mehr (= weniger Verspannungen), volle Bewegungsfreiheit, perfekte Rauschunterdrückung und Sprachqualität - echte Fortschritte.

Jabra-Headset im Beckmann Verlag 1
Modernes Headset auf der Station

Mobiltelefone

Wer hat und will kann seine Festnetznummer auf sein Firmen-Handy weiterleiten. Das ist aus Kundensicht wichtig denn egal wann und wo: wenn die Person sich nicht von der Telefonanlage abmeldet und es Bürozeiten sind, können Kunden sie erreichen. Kein umstellen mehr, sondern es läuft. Und die Telefonzentrale wird entlastet.

Organisation

Was wir zu Anfang unterschätzt haben, ist die Umstellung von Arbeitsabläufen und die neue Organisation von Telefonketten. Denn die neuen Möglichkeiten müssen geplant und umgesetzt werden. Im Zentrum steht der Call Flow: wo klingelt das Telefon als nächstes, wenn eine Rufnummer besetzt ist. Da liegt der Teufel (wie immer) im Detail. Aktuell erreichen Sie vielleicht einen Redakteur auf der Autobahn und das ist noch nicht so wirklich zielführend. Das wird wohl ein laufender Anpassungsprozess bleiben.

Jabra-Headset im Beckmann Verlag 2
Modernes Headset, griffbereit neben dem Monitor

Fazit

  1. Um unsere Telefonanlage an die neuen Herausforderungen anzupassen, gab es keine wirtschaftliche Alternative als deren Austausch.
  2. Wir haben das Projekt rechtzeitig begonnen und langsam umgesetzt, das hat den Veränderungs-Schmerz reduziert.
  3. Jetzt beginnen wir, uns über die neuen Möglichkeiten zu freuen und sind gespannt, welche Tools und Schätze noch auf uns warten.