Ganz vertraulich
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Alte Akten haben wir nach Ende der Aufbewahrungsfristen immer schon geschreddert. Mit einem eigenen Schredder, der aber nach gut 15 Jahren seinen Geist aufgegeben hat. Was nun? Neuanschaffung oder auslagern an externen Spezialisten?
Die Entscheidung fiel klar zugunsten des externen Dienstleisters.
Unser neuer Dienstleister kommt Mitt Januar mit seinen Containern, wir beladen sie, er verschließt sie, bringt sie zur Caritas und dort werden sie datenschutzgerecht (für Fans: Entsorgung gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG, DIN 32757, Sicherheitsstufe 3) entsorgt.Für uns hat das deutliche Vorteile.
Früher:
- Alle Ordner zum Schredder bringen.
- Jeden einzelnen Ordner öffnen und das Papier entnehmen.
- Papiere auf Büroklammen und ähnlichem durchsuchen, entnehmen (und hoffen, dass man nichts übersehen hat).
- Papiere zu je 30 Seiten schreddern
- Schreddergut in riesigen Säcken sammeln und separat entsorgen
- Leere Ordner sammeln und separat entsorgen
Dieses Jahr hatten wir gut 200 Ordner zur Entsorgung - dieses Prozedere hätte Tage gedauert !
Deckel auf, Akten rein, fertig. Selbst wirtschaftlich und nur bei Berücksichtigung der externen Kosten rechnet sich das: für die ca. 2 t Euro Anschaffungskosten des neuen Schredders können wir über 10 Jahre lang diese bequeme Art der Entsorgung nutzen :-)
Zwei dieser Container haben wir mit Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie sonstigen Kundendaten fast voll bekommen.