Einzug des Dokumentenmanagements

Mit der dokubit zieht ein Dokumentenmanagement in unseren Verlag ein
Homepage von Acusoft, Hersteller der DMS-Software dokubit

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) haben vielfältige Vorteile:

  • Wichtige Dateien werden zentral abgespeichert und jedeR hat Zugriff darauf.
  • Das Finden der abgelegten Dokumente ist einfach über Metadaten (wie Rechnungsnummer, Debitor,...), über eigene Strukturen (z.B. Reisekostenbelege, Druckrechnungen) oder über Volltextsuche.
  • Gerade bei Eingangsrechnungen lassen sich Workflows definieren, die Lauferei und Zeit sparen sowie eindeutig sind.
  • Die Speicherung der Daten erfolgt revisionssicher.
  • In unserem Fall lassen sich die Rechnungen mit der jeweiligen Buchung in der Buchhaltung verknüpfen - die Rechnung ist immer nur einen Doppelklick entfernt (und nicht mehr ein einem Schrank, in einem Ordner, im Register...).

Mehr allgemeine Informationen unter https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

Ansicht der Software dokubit
Dokubit-Fenster auf dem Desktop. Unten links Rechnung auswählen, checken, oben rechts Stempel auf das Dokument ziehen und fertig.

Dokumentenmanagement im Beckmann Verlag

Insbesondere um den Vorteil "Verknüpfung zur Buchhaltung" zu nutzen, haben wir unser DMS eng mit dem Hersteller unserer Finanzbuchhaltung abgestimmt. So sind wir bei der Software dokubit gelandet, die wir seit Anfang des Jahres nutzen.

Wir starten mit Kreditorenrechnungen: diese werden mit einem  Dokumentenscanner gescannt, im DMS unserer Struktur zugeordnet und mit Metadaten angereichert.
Dann ein Klick auf das Stempel-Icon und schon ist die Rechnung bei der Person, die sie abzeichnen muss.
Dort dasselbe Spiel: Klick auf den Stempel (wenn alles in Ordnung ist) und schon ist die freigegebene Rechnung wieder in der Buchhaltung.
Schnell und einfach, ohne Papier und Lauferei. Und alles automatisch korrekt dokumentiert.

Wir werden uns schnell an den neuen Komfort und die neuen Möglichkeiten gewöhnen. Und mal sehen, welche Anwendungen uns noch so einfallen.